Många möten blir onödigt långa och därmed också kostsamma. Här är några saker att tänka på för att göra mötena effektivare.
1. Ha ett tydligt syfte
Ha ett tydligt syfte med mötet, så att alla vet vad som förväntas av dem och vad mötet ska leda till. Dela en agenda för mötet i förväg, så får alla tid att förbereda sig.
2. Begränsa antalet mötesdeltagare
När du har ett tydligt syfte med mötet är det lättare att veta vilka personer som måste vara med. Bjud bara in dem som är nödvändiga för att syftet ska uppnås. Ju färre ni är, desto lättare är det att vara effektiva och komma till beslut.
3. Håll tidsramarna
Respektera alla mötesdeltagares tid genom att se till att mötet börjar och slutar på rätt klockslag. För att även de sista mötespunkterna ska få tid att avhandlas, kan du i förväg sätta upp ungefärliga ”mellantider” för varje punkt. Då vet du när det är dags att gå vidare från en punkt till en annan.
4. Involvera alla deltagare
Du vet hur det är. Vissa personer kan prata hur länge som helst om vilket ämne som helst. Andra säger bara något om de blir tillfrågade. Se därför till att involvera alla mötesdeltagare, be om deras åsikter och uppmuntra diskussion.
5. Fokusera på beslut och åtgärder
Se till att det fattas ett beslut för varje mötespunkt. Vad ska hända? När ska det ske? Vem är ansvarig för att det blir av? Följ upp detta på nästa möte.
6. Ta sidospåren på ett separat möte
I samband med dialoger och diskussioner kan det uppstå sidospår, det vill säga andra saker som är viktiga men som inte står på agendan. Skriv upp dem och ta itu med dem på ett separat möte vid ett senare tillfälle.
Bonustips!
Många tycker att möten är tråkiga, oavsett hur viktiga saker man ska prata om. Sätt av tid i början av mötet till en snabb frågerunda runt bordet. Gå laget runt och låt alla säga något roligt eller positivt som har hänt den senaste tiden – på företaget eller privat. Det lättar upp stämningen och gör att alla kommer igång direkt med att prata.
Text: Stefan Hedner
Bild: Pexels.com