Att digitalisera sitt företag kan man göra på många olika sätt. Huvudpoängen måste vara att ställa sig frågan: om jag använder digitala verktyg för att göra det som jag idag gör manuellt – kommer jag att spara tid och därmed pengar på det? Om svaret är ja så bör du göra det, annars inte. Här är några tips på små saker som kan effektivisera ditt företag.

1. Digital brevlåda
Kivra är en leverantör av digital brevlåda som innebär att du kan få kontoutdrag, fakturor och en hel del annan post levererad till en digital plattform där du loggar in och har allt samlat. Inga kuvert att sprätta eller fakturor att scanna. På samma sätt kan du leverera fakturor till dina kunder. Minmyndighetspost.se är en brevlåda för dig som bara vill ha meddelanden från myndigheter och kommuner ‑ inte från privat sektor ‑ samlat i din digitala brevlåda.

2. Avtalshantering
Det finns flera leverantörer som erbjuder möjlighet att signera avtal direkt på webben med hjälp av Bank-ID som identifikation. Slipp alla utskrifter, posthantering och väntetider för att skriva avtal. På köpet får du då dessutom alla avtal samlade ett ställe – utan att du behöver leta i pärmar. Exempel på tjänster: Scrive, Signr, Egreement.

3. Körjournaler
Har du tjänstebil eller företagsbil så är det viktigt att hålla koll på var och när du kör med företagets bil. En körjournal ska vid vissa tillfällen kunna visas upp för Skatteverket. Istället för en pappersbok så är det tacksamt att ha den digitalt – och ännu bättre är det med en tjänst som kopplas till en GPS i bilen som själv registrerar alla körningar. Vissa biltillverkare har numera appar kopplade till bilens färddator, men det finns också flera fristående leverantörer av GPS-baserade program.

4. Tidrapportering
Oavsett om det gäller att hålla reda på interna timmar eller om det är debiterbara timmar som ska faktureras kund så vill du inte hålla på med pappersblanketter, eller för den delen Excelfiler. Det kommer nya och bättre system för tidrapportering hela tiden där medarbetaren snabbt kan registrera sin arbetstid i mobilen. Specificera hur ni jobbar och kolla med leverantörer ifall det finns ett system som kan spara tid och pengar åt er.

5. Betalningar
Både banker och stater arbetar för att plocka bort kontanter i form av sedlar och mynt. Man kan som småföretagare och konsument sucka och tycka att det är dålig service att det är så dyrt att erbjuda kontanter. Men man kan också tänka – hur plockar jag bort kontanterna och ändå erbjuder tillräckligt många betalsätt för att kunden ska bli nöjd? Vilka betalsätt erbjuder du – och kan du lägga till fler: kort, faktura, swish, direktbetalning och andra nya mobila betaltjänster som knappt lanserats. En fördel med kontantlöst är förstås att du slipper räkna pengar och banka dem.

6. Visualisera data
Hur håller du koll på dina nyckeltal i verksamheten? Större företag jobbar ofta med dashboard (kontrollpaneler) där en skärm ger översikt på orderingång, leveranser, kassaflöde och andra ekonomiska nyckeltal. Upptäck varningssignaler i tid. Låt programmet visa diagram och grafer istället för att du ska gräva i siffertabeller. Sammanför bokföring och produktion. Qlikview (från svenskgrundade miljardföretaget Qlik Tech) är ett exempel på verktyg.

Text: Sölve Dahlgren

Illustration: (C) Fotolia

Fotnot: Denna artikel är hämtad ur temabilagan “Digitalisera mera” publicerad i medlemstidningen Fria Företagare nr 2/16. Bli medlem så får du tidningen direkt hem i brevlådan och flera andra förmåner >>

N

Mycket förmånligt

Ett medlemskap späckat med småföretagaranpassade medlemstjänster och förmåner. Din egen inköpsavdelning, rådgivning, försäkringspaket och mycket mer.

N

Småföretagen är bra för Sverige

De allra flesta jobben och tillväxten skapas här. Vi driver opinion för att göra det bättre, enklare och tryggare för dem att utvecklas. Bra för småföretagen, bra för Sverige!

N

Av småföretagare, för småföretagare!

Vi fokuserar på de allra minsta företagen, soloföretagare och de med upp till tio anställda. Vi är själva småföretagare och vet hur verkligheten ser ut.