Från och med den 1 juli slopas kravet på att spara papperskvitton och fysiska fakturor. Nu räcker att scanna eller fotografera av dem och spara dem digitalt.
Nu kan företagen äntligen slippa pärmar med fakturor och kvitton. Kravet på att verifikationer skall sparas i originalform för bokföringen tas bort. Från och med 1 juli är det tillåtet att lagra alla verifikationer enbart digitalt. (Den som vill kan fortfarande lagra dem fysiskt)
“Det här innebär en avsevärd förenkling för många företag, som kommer att slippa onödig administration och obefogade kostnader. Det är hög tid för att anpassa dessa regler efter den digitala utvecklingen”, a justitieminister Gunnar Strömmer när lagändringen presenterades tidigare.
Utredningen som la fram förslaget beräknar att lagändringen sparar 3,9 miljarder kronor per år för företagen.
Tidigare har det varit ett krav att spara de fysiska handlingarna i tre år efter att de fotats av eller skannats in digitalt, men nu får man kasta kvitton direkt efter att delegerats digitalt istället. I det digitala arkivet skall de lagras i sju år. Omvänt för det företag som föredrar att spara verifikat i pappersform så slipper nu de att hålla med ett digitalt arkiv. Då räcker det att skriva ut fakturan och sätta den i en pärm exempelvis.
PDF duger
Det är inte nödvändigt att ladda upp dem i ett bokföringssystem utan det räcker med att spara som en PDF eller bildfil. Det viktiga är att man säkerställer att det digitala arkivet är skyddat så att företaget säkert kan leva upp till kravet på arkiveringstid om 7 år.