Många glömmer att en faktura är en kredit du ger dina kunder. Därför ska du agera direkt om en skuld inte betalas, menar Martin Haase på Resultat Finans.
– Det absolut vanligaste felet som småföretagare gör är att de väntar för länge med att skicka en obetald faktura till inkasso. Det händer ofta att de kontaktar oss och då visar det sig att fakturan är ett år gammal, säger Martin Haase på Resultat Finans AB som hjälper små och medelstora företag med fakturaservice och inkasso.
Vänta inte med att fakturera
Många småföretag saknar ett bra flöde för sina kundfakturor. Första steget är att inte vänta med att fakturera. Så fort en tjänst eller vara är levererad ska fakturan skickas till kunden.
– I vissa fall ännu tidigare. Det är ingen självklarhet med 30 dagars betaltid. Det är ju en kredit du erbjuder din kund. Därför måste du först bedöma risken för att kunden inte kan betala. Kanske du rentav ska kräva betalt i förskott eller en delbetalning redan när ni påbörjar affärsrelationen, säger Martin Haase.
Var tydlig
Ju längre betaltid, desto större risk för att inte få betalt. Därför är det viktigt att ha ett bra flöde för hur fakturor hanteras, och dagligen kontrollera vilka fakturor som är betalda och obetalda. Antag att en faktura som skickas den 1 januari med 30 dagars betaltid och fortfarande är obetald på förfallodagen 31 januari. Då väntar man två-tre bankdagar innan man skickar en påminnelse med 10 dagars förfallodag med påminnelseavgift samt tydligt besked om att den därefter går till inkasso.
”Det gäller att förstå att den som inte betalar en faktura på första påminnelsen betalar inte på andra påminnelsen heller.”
– Vissa upplever obehag med inkasso. Men det gäller att förstå att den som inte betalar en faktura på första påminnelsen betalar inte på andra påminnelsen heller. Det gäller att visa att man vill ha betalt. Kostnaden för inkasso är inte heller så farlig, 180 kronor. Ett inkassokrav är ingen betalningsanmärkning och syns därmed inte i några register, säger Martin Haase.
Tänk på egen likviditet
Som småföretagare gäller det att tänka på sin egen likviditet och den risk man tar genom att inte kräva de pengar som man har rätt till.
– Ju längre du väntar, desto längre bak i kön kommer du. En kund som inte betalar har förmodligen problem. Stora företag vet det här, de ser en risk och därför är de snabba med påminnelse och inkasso. Bedöm kunden när du börjar göra affärer. Är det en privatperson kanske man gör en kreditprövning om denne ska betala på faktura, är det ett företag så kolla deras ekonomi.
– Går de runt, tjänar de pengar? Finns det några signaler om risk som att de nyligen bytt namn eller styrelse? Har de en revisor? Var inte blyg för att ställa frågor. Det beror förstås också på hur stor affär det handlar om, för 500 kronor är det kanske inte lönt att lägga den tiden men om du ska ge ett annat företag kredit på 50 000 kronor så är det avgörande, säger Martin Haase.
Vi jobbar annorlunda
En del inkassobolag låter fakturan gå vidare direkt till kronofogden ifall kunden inte betalar inkassokravet. På Resultat Finans försöker man jobba lite annorlunda.
– Tiden är alltid den största faktorn för att få betalt. Våra handläggare tittar på varje unik skuld och ringer ofta upp kunden. Ibland är det bättre att hitta en ny kredittid, exempelvis lägga upp en avbetalningsplan. Är det stora belopp kanske man ska låta kunden betala av varje vecka istället för månadsvis. Självklart ska kunden då betala ränta.
– Det är du som ligger ute med pengar och agerar bank och tar en affärsrisk. Givetvis har du rätt till ränta. Men det är viktigt att vi jobbar lösningsorienterat. Risken är ju annars att kunden struntar i din faktura och beställer från en ny leverantör och vems fakturor kommer de att prioritera då?
Tre bra tips för att få betalt i tid
• Fakturera till rätt företag eller person, ha organisationsnummer eller personnummer på fakturan. Få med projektnummer, referens etc.
• Skicka alltid faktura på papper om inte kunden uttryckligen ber om PDF och då endast om de har ett flöde där du vet att fakturan går genom ekonomiavdelningen och helst in i ett ekonomisystem.
• Påminnelse ska alltid postas till folkbokföringsadress (privatperson) eller den postadress där företaget är. Skicka bara en påminnelse och därefter mot inkasso.