Det är lätt att överlåta administrationen av företagets digitala konton till anställda eller externa leverantörer. Men om en medarbetare slutar eller ett samarbete upphör kan bristande kontroll över konton och behörigheter skapa stora problem.
De flesta företag använder flera olika digitala tjänster. Det kan handla om hemsidan, domännamnet, Facebook och Instagram, Google Företagsprofil, e-post och olika molntjänster. Ofta har någon annan än företagaren själv hjälpt till att skapa eller administrera kontona. Det behöver inte vara något problem, förrän personen slutar eller samarbetet med en leverantör upphör.
Kanske är företagets domännamn registrerat på webbyrån. Eller så är en tidigare anställd fortfarande administratör för företagets Facebooksida, medan du som ägare saknar full behörighet. För att undvika problem är det klokt att göra en genomgång:
- Kartlägg kontona. Lista företagets viktigaste digitala tjänster och vem som administrerar dem.
- Kontrollera behörigheterna. Se till att företaget har egen administratörsåtkomst och inte är beroende av en enda person.
- Granska domännamnet. Kontrollera att ditt företag står som registrerad innehavare. Om exempelvis webbyrån står som innehavare, be att få domänen överlåten till företaget.
- Se över återställningen. Kontrollera att kontaktadresser och telefonnummer för kontoåterställning är aktuella och tillgängliga för företaget.
- Ha en rutin när någon slutar. Ta bort gamla behörigheter och kontrollera att företaget fortfarande har tillgång till alla viktiga tjänster.
Anlitar du en extern leverantör är det också klokt att redan från början komma överens om hur konton, behörigheter och annat material ska lämnas över om samarbetet avslutas.
Text: Stefan Hedner