När kalendern är fullbokad är den naturliga reaktionen ofta att försöka jobba snabbare. Men ibland finns en bättre lösning – bestäm vad du inte ska göra.
Ibland är det lätt att behandla alla punkter på att göra-listan som lika viktiga. Kunden ska få sitt, fakturorna skickas, mejlen besvaras och hemsidan uppdateras. Dessutom borde du ringa den där potentiella kunden, se över försäkringarna och äntligen ta tag i marknadsföringen.
När du känner att det blir för mycket kan du ställa tre frågor till dig själv: Måste det göras nu? Måste det göras så här grundligt? Måste det göras alls?
Den första frågan kan frigöra tid direkt. Kanske gör det ingenting om hemsidan uppdateras nästa vecka eller om du väntar några dagar med att sätta dig in i ett nytt bokföringsprogram. Att medvetet skjuta upp något är inte samma sak som att strunta i det.
Den andra frågan handlar om ambitionsnivån. Allt kanske inte behöver bli perfekt. En viktig offert kan vara värd en extra timme, medan ett internt dokument kanske är tillräckligt bra efter 20 minuter. Ett kundutskick behöver inte alltid bli en genomarbetad kampanj, utan ibland räcker ett kort mejl.
Den tredje frågan är kanske svårast. Vissa saker finns kvar på att göra-listan mest för att de en gång hamnade där. Om en uppgift har flyttats fram fem gånger utan att något har hänt kanske det är dags att stryka den?
Ett annat knep är att sätta en tidsgräns för sådant som du vet brukar kunna dra iväg i tid. Bestäm att du lägger 30 minuter på presentationen, offerten eller planeringen och avsluta sedan. Den sista halvtimmen gör inte alltid resultatet dubbelt så bra.
Text: Stefan Hedner