Att delta i offentliga upphandlingar upplevs ibland som så komplicerat och svårt att många småföretagare väljer att avstå. Det är synd, eftersom den offentliga upphandlingen i Sverige omsätter dessutom närmare 800 miljarder kronor årligen och företag som lyckas vinna en upphandling ofta har en säker intäktskälla i flera år framöver. Vi bad upphandlingsjuristen Magnus Josephson dela med sig av sina råd till småföretagare som vill nå framgång med sina anbud.
Varför undviker småföretag ofta att delta i offentliga upphandlingar?
–Små och nystartade företag undviker ofta de offentliga upphandlingarna då de upplever att det är alldeles för svårt och krångligt att förstå upphandlingsunderlag och skriva anbud till den offentliga sektorn. Det är synd eftersom dessa företag går miste om en poteniell del av de hundratals miljarder kronor som den offentliga affären årligen omsätter.
Hur kan småföretag komma i gång med att delta i offentliga upphandlingar?
–Små företag gör klokt att fokusera på små köpare. Mindre myndigheter eller kommuner är i regel bra kunder för en mindre leverantör som är ny på upphandlingsområdet. Det är enklare att få små affärer än stora och lagen säger att kommuner och myndigheter får köpa produkter och tjänster från en leverantör för drygt 700 000 kronor per år utan att behöva genomföra någon traditionell upphandling. Det kallas för direktupphandling.
Vad ska man tänka på när man skriver sitt anbud?
–Var noggrann när du fyller i anbudet så du inte missar att fylla i någon punkt. Om du glömmer att kryssa i en obligatorisk ruta eller missförstår och svarar fel på en fråga så kan anbudet sorteras bort direkt. Låt någon utomstående läsa igenom och kontrollera anbudet en extra gång innan du skickar i väg det.
Vad ska man tänka på om man vinner en upphandling och lyckas kamma hem ett ramavtal med en offentlig kund?
–När ni väl lyckats kamma hem ett ramavtal så har affärsprocessen bara börjat. Det finns ingen garanti för att affärerna ska trilla in per automatik enbart för att ni har ett ramavtal. Köparen är ofta dålig på att kommunicera det nya ramavtalet till sina medarbetare, vilket gör det till ert ansvar som leverantör att synas och bli sedda. Marknadsför er mot köparen genom att skicka ut information, hålla korta anföranden där ni presenterar er eller ta personlig kontakt med medarbetare på beslutsfattande positioner.
Hur kan man dra lärdom om man förlorar en upphandling?
–Om ni förlorar en upphandling så kan det vara värt att begära in kopior på de övriga anbuden i efterhand. De är allmänna handlingar och genom att studera dem så får du en bild av hur andra företag lägger upp sina anbud.
Bildkälla: Magnus Josephson AB
Upphandlingsjurist Magnus Josephson