Kommunikation med kunder är inte bara reklam, sociala medier och det du säger i ett säljsamtal. En offert, en faktura, ett mejl och till och med ett uteblivet svar förmedlar också något om ditt företag.
När du skickar en offert får kunden förstås information om pris och innehåll, men samtidigt en bild av ditt företag. Är offerten tydlig och lätt att förstå? Framgår det vad som ingår, när arbetet kan göras och vad kunden behöver göra för att tacka ja? Allt detta påverkar intrycket.
Samma sak gäller fakturan du skickar när jobbet är klart. En faktura som kommer när kunden förväntar sig och där det är enkelt att förstå vad man betalar för signalerar ordning och reda. En svårbegriplig faktura kan göra motsatsen.
Även tystnad är faktiskt kommunikation. Om en kund skickar en fråga och inte hör något på flera dagar är det svårt att veta om mejlet ens har kommit fram. Ett kort ”Tack, jag har fått ditt mejl och återkommer senast på torsdag” tar mindre än en minut att skriva men ger ändå trygghet för kunden.
Fundera därför på hela kundens kontakt med företaget. Vad händer efter en beställning? Får kunden veta vad nästa steg är? Håller du de tider du har lovat? Är informationen lika tydlig efter köpet som före?
Alla dina mejl måste inte vara perfekta och alla dokument behöver inte vara proffsigt formgivna. Men kom ihåg att ditt företag kommunicerar i varje kontakt – och i varje utebliven kontakt – med kunderna.
Text: Stefan Hedner