Magnus Josephson vet hur man skriver vinnande anbud till offentlig sektor. Han har jobbat med lagen om offentlig upphandling, LOU, i snart 30 år, varit rådgivare till fler än 600 företag, utbildat tiotusentals personer och skrivit vinnande anbud för cirka 21,5 miljarder kronor.
– Jag har hållit många föredrag för småföretagare och ofta fått frågan hur man gör för att vinna anbud, säger Magnus Josephson. Min motfråga då är ”Hur vinner man något överhuvudtaget, oavsett om det är en match eller en upphandling?”. Svaret är att vara riktigt bra förberedd, att arbeta proaktivt istället för reaktivt.
Det första Magnus Josephson tipsar om är att proaktivt undersöka var det finns en efterfrågan på den produkt eller tjänst man säljer.
– Är man ett nystartat företag med en ny produkt finns kanske inga befintliga avtal att söka efter. Då får man titta på avtal som tangerar området, kontakta de leverantörer som har avtalen och fråga om man kan bli underleverantör åt dem. Underleverantörer omfattas inte av LOU, utan de som har avtalen kan välja vilka underleverantörer de vill.
Ett annat tips är att inte underskatta betydelsen av att vara en uthållig leverantör.
– Kommuner skriver ofta avtal på fyra år, säger Magnus Josephson. För att komma ifråga som leverantör måste man kunna göra troligt att man klarar perioden både ekonomiskt och personalresursmässigt. Det är faktiskt lätt att underskatta vad ett kontrakt innebär, men det ska skötas parallellt med alla andra kunder. Att ha ordning på ekonomin är också en proaktiv åtgärd.
För företag som av olika orsaker inte kvalificerar sig för större upphandlingar är direktupphandlingar ett bra alternativ. I dessa är inte LOU i spel, men de upphandlande organisationerna kan ha interna riktlinjer att följa.
– I en direktupphandling kan exempelvis en kommun köpa in en produkt för ett värde av cirka 700 000 kronor utan att annonsera upphandlingen. Ett proaktivt tips är att kontakta de kommuner man är intresserad av och fråga dels vad de har för direktupphandlingspolicy och dels vem som har störst intresse av ett avtal för produkten. Det brukar inte vara själva upphandlaren, utan en verksamhetschef vars användare behöver produkten. Sedan kan man erbjuda en testperiod med leveranser för kanske 50 000 kronor. Gör man detta för ett större antal kommuner kan det snabbt bli mycket pengar. Titta också på bilaga 2 till LOU. Där listas ett antal tjänster inom bland annat hälsovård samt hotell och restaurang som ger undantag för upphandling upp till ett värde av 8,1 miljoner för hela avtalsperioden. En bra möjlighet som jag använder ganska ofta för mindre företag.
Ytterligare en rekommendation är att bekanta sig med tendium.se, ett svenskt företag med en AI-tjänst för bevakning av upphandlingar och anbudsskrivning.
– Där är det enkelt att se vilka kommuner eller myndigheter som har köpt vissa tjänster eller produkter och för vilka belopp, säger Magnus Josephson. Ett mycket transparent och smidigt sätt att undersöka marknadsläget för de egna produkterna eller tjänsterna och för att skriva anbud.
Fler tips från Magnus
- Välj klokt. Satsa din tid på de upphandlingar du har störst chans att få. Är du ett litet företag har du större chans att vinna många små upphandlingar än en stor.
- Många börjar skriva sitt anbud alldeles för sent. Börja i tid så blir anbudet bättre.
- Jobba inte ensam. Ett team om minst två personer bör skriva anbudet.
- Sälj inte bara en produkt, utan ett värde. Förklara hur er produkt eller tjänst gör att verksamheten fungerar bättre eller hur tid alternativt pengar kan sparas.
- Gå en utbildning och skriv sedan bättre anbud. Det finns många webbutbildningar på nätet.
Fler tips och utbildningar på www.magnusjosephson.se
Text: Stefan Hedner
Foto: Magnus Josephson AB