I dagens uppkopplade värld ska allt gå supersnabbt. Vi tror att vi behöver vara tillgängliga under dygnets alla vakna timmar, på helger och semestrar. Men gör det så mycket om du väntar med att svara på ett mejl – så att den som vill dig något får vänta en stund?
Det är lätt att känna sig pressad att svara omedelbart på frågor som kommer på mejl, sms, messenger eller andra kanaler. Men måste du verklligen det? Kan du till och med ha något att vinna på att våga vänta?
Ofta är det säkert så. Riktigt akuta saker kan du förstås behöva ta hand om direkt. Men försök att skilja på det som verkar vara akut och det som verkligen är det. Det allra mesta klarar att vänta en stund.
När du väntar hinner du dessutom tänka efter och kan därmed presentera ett bättre underbyggt svar eller en mer genomtänkt lösning. Du hinner också komma underfund med om du verkligen är personen som ska ställa upp med svaret, hjälpen eller åtagandet – eller om du bör tacka nej och kanske hänvisa till någon annan.
En annan anledning att vänta är att du förmodligen redan var upptagen med något. Ska du avbryta det du var koncentrerad på kommer det ta tid att starta om och fokusera på nytt. Arbeta hellre efter en plan och låt dig inte styras av varje pling från telefonen eller datorn.
Här är några tips:
- Schemalägg svarstider. Fundera på om du kan kolla mejl en gång i timmen eller kanske bara två gånger om dagen. Berätta det för kollegor eller samarbetspartners så att de vet om det.
- Inför en 30-minutersregel. Vänta alltid en halvtimme innan du svarar på allt som inte är uppenbart akut. Många frågor kommer att lösa sig under tiden du väntar.
- Skriv svar – men skicka inte. Har du läst ett mejl under din schemalagda svarstid kan du formulera svaret direkt, men vänta gärna en gång till och låt svaret vila i utkastmappen. Läs det igen efter en timme och se om det fortfarande är rätt ton och beslut.
Text: Stefan Hedner
Bild: Pexels.com