Allt fler fakturor i Europa skickas som strukturerade e-fakturor via nätverket Peppol. För svenska småföretag är det inte längre en teknisk fråga för storbolag. Det avgör om fakturan kommer fram, och därmed om man får betalt.

Peppol är ett europeiskt nätverk för att skicka fakturor och andra affärsdokument digitalt. Det fungerar ungefär som e-post. Varje företag har en adress, ett Peppol-ID som består av 0007 följt av organisationsnumret, och en accesspunkt, det vill säga en operatör. Fakturan skickas inte som en bild eller PDF. Den går som en strukturerad fil som mottagarens system kan läsa och bokföra automatiskt. Eftersom nätverket är standardiserat behöver avsändare och mottagare inga separata tekniska avtal med varandra.

Krav redan i dag för den som säljer till det offentliga

Sedan april 2019 måste leverantörer till offentlig sektor i Sverige skicka e-faktura. Peppol BIS Billing 3 är i praktiken det enda format som myndigheter, kommuner och regioner tar emot. Den som mejlar en PDF till en kommun får den avvisad. För en hantverkare, konsult eller leverantör som har en kommun eller region som kund är Peppol alltså redan ett krav.

Fler krav är på väg

Mellan företag är e-faktura fortfarande frivillig i Sverige, men utvecklingen går åt ett tydligt håll. Finansdepartementet tillsatte i februari 2026 en särskild utredare. Utredaren ska se över hur EU:s ViDA-regler ska genomföras i svensk lag och om Sverige ska införa krav på e-faktura och rapportering även mellan inhemska företag. Utredningen ska vara klar senast den 30 november 2027. Skatteverket, Digg och Bolagsverket har redan begärt obligatorisk e-faktura och förordar Peppol. På EU-nivå kräver ViDA-paketet e-faktura och digital rapportering för gränsöverskridande B2B-handel från juli 2030. Sedan den 1 juli 2026 är Upphandlingsmyndigheten svensk Peppolmyndighet.

Även utomlands skärps kraven. Belgien har krävt e-faktura mellan företag sedan januari 2026, och i Frankrike måste alla företag kunna ta emot strukturerade e-fakturor från september 2026. Svenska småföretag med kunder i de länderna påverkas alltså redan.

Varför det lönar sig att börja nu

För ett litet företag är fördelarna konkreta. Fakturor kommer fram direkt och fastnar inte i någons inkorg. Det blir färre fel eftersom ingen behöver skriva in uppgifter manuellt, och betalningen kommer ofta snabbare. Att komma igång är oftast enkelt. Många faktura- och bokföringsprogram har redan en inbyggd Peppol-koppling, så första steget är att kontrollera vad det egna systemet stödjer.

Den som väntar tills kraven blir lag riskerar att ställa om i sista stund, samtidigt som tusentals andra företag gör samma sak.