I många mindre företag är det ägaren som håller i de flesta trådarna. Du vet hur allt fungerar, vilka kunder som väntar på svar och vilka uppgifter som måste göras varje vecka. Allt fungerar så länge du är på plats.
Men vad händer om du behöver vara borta en dag?
Det kan handla om något så enkelt som ett läkarbesök, ett längre kundmöte eller att ditt flyg hem från semestern blir inställt. Om all viktig information finns i ditt huvud riskerar arbetet att stanna upp i onödan.
När företaget klarar sig utan dig för en dag eller två är det ett tecken på att verksamheten är stabil, genomtänkt och byggd för att fungera även när allt inte går som planerat.
Ofta räcker några enkla steg för att minska personberoendet. Skriv ner hur vanliga arbetsmoment går till. Samla viktig information på ett ställe: kontaktpersoner hos kunder, var filer finns sparade och hur ett uppdrag brukar startas och avslutas. Det behöver inte vara avancerat. Några korta instruktioner räcker långt.
Fundera också på vilka återkommande moment som måste fungera varje vecka. Fakturering, kunduppföljning, leveranser eller beställningar. Om någon annan tillfälligt skulle behöva ta över, vad skulle den personen dåbehöva veta? En bra hjälp är att ha några centrala dokument och mallar färdiga. Det kan till exempel vara en offertmall som beskriver vad som ingår, pris, villkor och giltighetstid, ett välkomstmejl till nya kunder och leverantörer samt en checklista som skapar struktur när ett nytt uppdrag börjar.
Text: Stefan Hedner