I många små företag finns vissa detaljkunskaper bara i huvudet på en eller ett fåtal personer. De vet hur saker ska göras, vilka kunder som vill ha vad och varför vissa beslut togs. Det kan fungera bra, men innebär också risker.
I takt med att verksamheten utvecklas får du som företagare viktiga kunskaper om hur saker bör gå till. Du lär dig vad som fungerar, hur viktiga kunder vill att er relation ska vara och du gör muntliga överenskommelser med leverantörer och eventuella anställda. Det fungerar ofta bra, ända tills det plötsligt inte fungerar. Glömska, stress, sjukdom eller tillväxt kan snabbt göra ett personberoende företag sårbart. Lösningen är att dokumentera.
Det är lätt att se dokumentation som onödig och tidskrävande byråkrati, men egentligen handlar det om trygghet. När rutiner, beslut och viktig information finns nedskrivna minskar risken för misstag. Du slipper förlita dig på minnet i pressade situationer och kan känna dig lugnare i vardagen.
Dokumentationen kan vara ganska enkel och exempelvis förklara hur faktureringen går till, vilka inloggningar som används, hur en viss kund vill bli bemött eller varför ett arbetssätt ser ut som det gör. Små anteckningar kan göra stor skillnad när du behöver ta vid efter ett avbrott, eller när någon annan ska förstå hur företaget fungerar.
Dokumentation blir extra viktig när företaget växer. Nya medarbetare ska snabbt kunna sätta sig in i arbetet utan att allt måste förklaras muntligt. Med ett tydligt ”företagsminne” blir introduktionen tryggare för både dig och den som är ny.
Det behöver inte vara avancerat. En gemensam mapp, ett enkelt dokument eller ett digitalt verktyg räcker ofta långt. Det viktiga är att informationen finns samlad och hålls uppdaterad.
Text: Stefan Hedner
Bild Pexels.com