Har du också dagar då du försöker göra allt samtidigt? Svara på mejl, ta ett samtal, börja skriva en offert, hjälpa en kollega, träffa en kund… Mot slutet av dagen är det ofta svårt att plocka upp alla lösa trådar och ta hand om dem. Ett sätt att bli effektivare är att jobba i tidsblock, där varje block har ett enda fokus.
Tidsblocken kan ha olika längd, men det viktiga är att under varje block hålla sig till den förutbestämda uppgiften – till exempel kundmejl, fakturering, kreativa uppgifter eller telefonsamtal – och låta resten vänta. Här är ett exempel på hur dagen kan se ut:
08.30–09.00: Gå igenom mejl
09.00–10.30: Producera material eller andra kreativa uppgifter
10.30–11.00: Telefonsamtal och meddelanden
13.00–14.00: Administration, fakturor, kvitton
14.00–15.00: Kundmöten eller offertarbete
Det viktiga är alltså att göra en sak i taget. När hjärnan slipper hoppa mellan uppgifter blir du effektivare och lugnare. För småföretagare kan det vara särskilt effektivt. Du slipper stressen av att det hela tiden dyker upp nya uppgifter och får istället tid för det som verkligen måste bli av.
Vill du prova kan du börja enkelt, med bara en eller två timmar om dagen. Gör ett block för något du ofta skjuter upp. Ha korta pauser mellan blocken och använd gärna en timer.
Tre block som alla borde ha:
1. Administrationsblocket. En fast tid i veckan för fakturor, kvitton, mejl och papper.
2. Kundkontaktblocket. Samla samtal, uppföljningar och offertarbete.
3. Fokusblocket. En ostörd timme för det som utvecklar företaget: planering, idéer eller produktion.
Text: Stefan Hedner
Bild: Pexels.com