GDPR - Global Data Protection Regulation

1. Utse ansvarig/ansvariga och tillsätt en arbetsgrupp
   Det är en god idé att utse en eller flera ansvariga för personuppgiftsbehandlingen. Tänk på att alla avdelningar som hanterar personuppgifter behöver involveras i arbetet.
2. Gör en inventering
   Sätt upp ett register över företagets lagrade personuppgifter. Till en början kan man föra ett register i excel, men det börjar dyka upp program på marknaden för att föra dessa register. Registret skall ni kunna visa upp för Datainspektionen som är tillsynsmyndighet. Ni skall också kunna hämta uppgifter från detta när en registrerad begär ut sina uppgifter.
3. Prioritera
   Ni har sannolikt områden som ni har mindre koll på än andra eller uppgifter som är mer känsliga, tex uppgifter om barn? Prioritera dessa områden och få koll på detta i ett tidigt skede.
4. Rensa
   Städa i arkiven! radera uppgifter som inte är viktiga , eller uppgifter som är gamla och meningslösa. Lagra helt enkelt så lite som möjligt.
5. Kolla över säkerheten!
   Både IT-säkerhet och fysisk säkerhet skall garantera att inte uppgifterna kommer på villovägar.
6. Ta fram en enkel mall för incidentrapportering
   Om något skulle hända, om tex data skulle bli stulet eller komma på villovägar av någon anledning så skall en sådan incident anmälas till Tillsynsmyndigheten. LÄNK
7. Ta fram generell EXTERN personuppgiftspolicy
   Ni skall ha ett dokument som beskriver hur ni hanterar personuppgifter generellt. Denna skall ni kunna visa upp för den registrerade vid insamling av uppgifter.
8. Ta fram en extern personuppgiftspolicy för varje enskilt fall.
   Samlar ni in olika uppgifter så skall det finnas en policy för varje typ av insamling. Tex Uppgifter för nyhetsbrev, Uppgifter för köp, Uppgifter för marknadsundersökning?
9. Skriv avtal med alla anställda som hanterar personuppgifter.
   Alla anställda som hanterar personuppgifter bör ha ett ansvarsavtal som reglerar vilket deras ansvar är.
10. Konsultera en jurist
    Efter att ni gjort punkterna 1-9 kan det vara lämpligt att konsultera en jurist för att titta på era policyskrivningar och avtal.
    Detta är inte nödvändigt men skulle ni känna er osäkra kan det vara tryggt att få en utomståendes synpunkt.
    
    MEDLEMSFÖRMÅN Som medlem i Företagarförbundet har du förmån att få prata med en kunnig konsult inom detta område. Du hittar kontaktuppgifter längst ner på denna sida.
11. Vilken tillsynsmyndighet tillhör ni?
    Datainspektionen är den svenska tillsynsmyndigheten. Har ni verksamhet i fler länder kan ni behöva bestämma vilken myndighet ni lyder under. Medborgaren kan alltid vända sig till tillsynsmyndigheten i sitt land för att klaga om denne upplever att hens uppgifter inte blir behandlade på ett korrekt sätt.
12. Ta fram en INTERN personuppgiftspolicy
    Ta fram tydliga riktlinjer för hur alla anställda skall behandla de personuppgifter som företaget hanterar. Detta är ofta en kultur som kan behöva ändras och följas upp löpande. Tex säljare som lagrar uppgifter om kunder, kan företaget redogöra för hur detta görs idag?
13. Se över anställningsavtalen
    Kanske behöver dessa skrivas om så att de täcker all behandling av era anställdas personuppgifter.
14. Ta fram en strategi för kommunikation mot kunder.
    Formulera er EXTERNA policy till något positivt när ni kommunicerar den med era kunder. Fundera ordentlig över vilka medgivanden ni behöver, ni vill undvika att göra detta två gånger.
15. Tillämpa
    Inför GDPR i det dagliga arbetet och följ upp löpande så att arbetet efterlevs.

Har du som medlem frågor kring GDPR och hur dessa regler påverkar just ditt företagande, så tveka inte att höra av dig till oss och nyttja er fina förmån att få prata med en kunnig konsult inom detta område. Maila till oss på info@ff.se  eller ring till vårt medlemskansli på 020-760 761 ank. 2, så förmedlar vi kontakten. Ha ditt org.nr till hands när du hör av dig, så hittar vi dig lättare.

Lycka till!